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Office应用技巧　 2008-11-05 22:19
1决战Office之巅 Office实用技巧
 
技巧1：批量修改大小写
有时在文章录入过程中，因为不愿浪费时间在中英文之间切换，所以把所有的英文单词都以大写形式输入，如果要修改，当然不能一个一个来，否则一篇相当长的文档会让你伤透脑筋的。有了查找与替换，可以让你瞬间完成任务。
按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，在“查找内容”中输入字母全为大写的单词，在“替换为”中输入小写的正确单词，最后点击“高级”按钮，选中“区分大小写”项，单击“全部替换”就可以了。
技巧2：数字格式批量转换
在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚，这样就大大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果，可以为它们设置一些特殊格式。
按下“Ctrl+H”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“^#”。将光标定位在“替换为”框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”，将显示“^&”。接着单击“格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。最后单击“全部替换”就可以了。不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变的。
技巧３：查找对话框中的快捷键
执行“编辑－查找”命令，或者按“Ctrl+F”键调出查找对话框，会发现对话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母，这就是此项的快捷键了，不过一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“Alt+F”，是查找下一处，按“Alt+M”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位这三个选项卡中切换等（本技巧同样适合其它的对话框）。
另外，在进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找/替换对话框中继续操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按Ctrl+Tab键就可以了，非常方便。
技巧４：在最后一次搜索结果中快速浏览
当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果，这时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以在上一次的搜索结果中快速浏览了。
技巧５：高亮显示所有搜索出来的结果
为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。
技巧６：替换时巧妙保留书签
假设在word中有这么一段文本：
This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion.
其中括号括起来的部分表示定义了书签，括号是为了让大家看的清楚，真实文本中并没有出现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签也会随之丢失。但如果在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示：
This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
技巧７：使用图片替换文本
有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用公司的Logo图片来替换文档中的所有公司名称，可通过下面的步骤来实现：
第一步：图片插入到文档中，选取它，再按Ctrl+X键剪切把它放到系统的剪贴板中。
第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入要替换的文本，在“替换为”中输入“^c”（不含引号，下同）。
第三步：可以单击“查找下一处”、“替换”一个一个替换，也可以单击“全部替换”一次性全部替换。这时文档中的被替换的文字，就都会成图片了。
技巧８：快速找出word中的域
为了增加互动性，有些人会在word中插入大量的域，数量一多，可能连作者自己都记不清了。可以通过查找功能，快速浏览这些域代码。
第一步：确定域代码为打开状态，否则按“Alt+F9”键让它们显示。
第二步：按“Ctrl+F”键调出查找对话框，在“查找内容”中输入“^d”或者“^19”，然后连续按“Alt+F”键，就可以快速浏览文档中的域了。
技巧９：巧用替换批量设置文档格式
在一些文章中，尤其是一些学术论文，会大量出现一些同样的术语或关键词，如果想让这些术语或关键词有一个统一的格式，不用一个一个设置，用替换功能很快就能完成。
第一步：找到要设置格式的第一个术语或关键词（如：“虚拟现实”），设置它的大小、字体、颜色等格式。选中设置好的术语，按“Ctrl+C”键将它复制到剪切板上。
第二步：按“Ctrl+H”键调出替换对话框，在“查找内容”中输入“虚拟现实”，在“替换为”中输入“^c”，然后单击“全部替换”按钮。文档中所有的“虚拟现实”一词，就被设置成统一的格式了。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:53 　 回复此发言  
 
2回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
Word的“自作聪明”是出了名的，比如说按回车键换行，它就会自动进行首行缩进或添加项目操作等。这些功能的本意是好的，但如果掌握不好，反而会影响到工作，下面就让我们好好调教它一番。
技巧１：移走恼人的波浪线
Word会对输入的文档自动进行拼写检查，并把那些疑似有错的单词或句子，用红色或绿色的波浪线标出来。不过对一些特殊内容文档，Word的提示可能并不正确，而满篇红红绿绿的波浪线也确实影响美观。这时，可执行“工具－选项”菜单命令，在打开的对话框上选择“拼写和语法”选项卡，将下面的“键入时检查语法”和“随拼写检查语法”两项去掉就可以了。
另外，如“FlashGet”这样的软件名称，Word也会将其视为错误，这时可以右击它，选择“全部忽略”或“添加到词典”，即可去掉波浪线了。
技巧２：去掉自动启动的输入法
启动Word 2003时，微软拼音也会随之启动了，比较讨厌。还好，可以通过设置关掉它：执行“工具－选项”菜单命令，点击“编辑”选项卡，将它下面的“输入法控制处于活动状态”项取消就可以了。
技巧３：不让网址自动变链接
Word中的自动套用格式，确实给我们带来了很大的方便，但有时也挺烦人的，在不该用的时候它也总是固执地套用。比如有时为了文档外观上的考虑，不想让Word自动将网址、E-mail地址等变成带下划线的链接方式，可在“自动－自动更正选项”对话框中，点击“键入时自动套用格式”选项卡，取消其下的“Internet及网络路径替换为超链接”项就可以了。
当然，如果是单个链接，也可以直接在链接上右击后选择“取消超链接”。
技巧４：灵活掌控自动项目符号
在Word中输入“1.XXXX”，接下来每次按回车键换行中，就会自动变成“2.XXXX”\“3.XXXX”等。假设第3项下又有多行子项，直接按回车输入，将变成“4.XXXX”、“5.XXXX”的形式，显然不是我们想要的结果。解决方法如下：
第一步：先直接按回车并输入子项一的内容，此时子项一的形式将为“4.XXX”。
第二步：将光标置于子项的行首，按Tab键，该项则自动缩进，项目符也变成了“a)XXX”的形式。继续输入其它内容，并直接按回车键操作，其它子项将自动成为“b)XXX”、“c）XXX”的形式。
第三步：第3项内容输入完毕，继续回车输入第4项内容，把光标置于该行之首，按“Shift+Tab”键，则该行项目符又恢复为“4.XXX”的形式了。
提示：如果第3项下不需要项目符，操作就更简单了，在输入子项目的时候，每次按Shift+回车键即可。
技巧５：使用自动更正快速输入特殊符号
输入一些特殊字符组合，即可快速得到一些特殊符号，如版权符号等（注意：必须是在英文状态下输入的字符）。可以执行“工具－自动更正选项”，在打开的“自动更正”的对话框中，可以发现更多Word预定义的字符组合，也可以自己定义新的字符组合。
技巧６：备份Word“自动更正”信息
将调教好的自动更正设置备份下来，可免去重装时从头再来之苦。Word自身没有备份自动更正信息的功能，需要借助其它工具，可登陆百度搜索下载“word 2002 Document:Support Template”。
安装运行“word 2002 Support Template”，打开word支持模板文件，按“Alt+F8”组合键启动“宏”对话框，选中AutoCorrectBackup宏，单击“运行”，再单击“Backup”按钮，将生成一个列表文件，默认保存为：AutoCorrect Backup Document.doc。想要恢复自动更正信息，同样在word中运行AutoCorrectBackup宏，单击“Restore”，导入上面备份的文件即可。
注意：技巧６是我从书上抄来的，并且没有试验过，原因是我用的是Office 2003，别说是word 2002 Support Template，word 2003 Support Template也找不到，所以这条技巧只能摆着看看了，当然除非群里有高手找得到这个工具。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:53 　 回复此发言  
 
3回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
每当需要各种汇总表时，你是否为制作复杂的表格烦恼过？俗话说：“万事开头难”，这“头”要设计好，合理美观地塞下好几个元素，似乎不是那么容易的事。这里有几个方法可以为你参考，哪招好用用哪招。
Word篇
首先单击要添加斜线表头的表格，进入“表格－绘制斜线表头－表头样式”，选择所需样式（共有五中样式可供选择和预览）。接下来，就可以在各个标题框中输入所需的行、列标题了。当你需要调整表头大小而拖动表头单元格的边框时，表头中的组合对象不会随之移动，那么你可以选中斜线表头，然后选中表头中的组合对象的任一句柄，拖动句柄直到斜线表头合适为止。最后单击“表格－绘制斜线表头”命令，确定即可。
提示：在使用“表格－绘制斜线表头”命令编辑表头时，新的表头将会代替原有的表头。如果表格单元格容纳不下输入的标题，你会看到警告，并且容纳不下的字符会被截掉。
Excel篇
1、 使用边框中的对角线
首先，选中要绘制斜线表头的单元格，单击鼠标右键，然后进入“设置单元格格式－边框－外边框”，再单击从左上角至右上角的对角线按钮，确定。当然你也可以在次窗口中修改线条的样式和颜色。此方法下的文字问题可以通过单元格内换行（Alt+回车键）、用几个单元格设置不同的对齐方式（居中、靠左、靠右等）、把字体改小来解决。
2、 使用绘图工具
首先选中要绘制斜线表头的单元格，右键选“设置单元格格式”，再单击“边框－外边框”按钮，确定即可（启用“绘图”工具栏的方法是：单击“视图－工具栏－绘图”）。现在选中直线，在要绘制斜线表头的单元格中，将鼠标放在左上角，拖动鼠标，将直线右下角放置在所需位置即可。重复上一步，添加多条斜线都没有问题。通过添加文本框并将其外边框线条颜色设置为无线条颜色无背景，可以在需要的位置输入标题。
3、 应用不同的行本身
复杂一点的表头，比如序号\数量\项目三个元素，可以将“序号”放在“A2”格，水平靠左；“数量”放在“B2”格，水平居中；“项目”放在“B1”格，水平靠右。然后\线用绘画中的画线工具完成，在“A1：A2”画一条斜线，“A1：B1”画一条斜线，就OK了。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:54 　 回复此发言  
 
4回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
微调，顾名思义，就是幅度很小很细微的调节，掌握之后，一定能给我们编辑文档带来方便。
提示：虽然这篇文章中的每个密技都是以Word为基础进行演示，其实在Excrl、Powerpoint中试用一下，大部分密技也是有效的。
密技1：文字大小快速微调
改变文字大小，是在编辑Word文档时经常要用到的操作。有时为了设计出满意的版面，经常要对同一段文字重复进行多次字体大小的调整，以便选择一个合适的文字大小。不管是通过“格式”菜单命令还是通过点击工具栏上的字体字号下拉按钮操作，都需要好几个步骤，其实通过快捷键可以快速完成这一任务，并可以即时预览效果：首先选中要设置大小的文字，然后按下Ctrl+Shift键不放，此时再按“＞”键或“＜”键，就可以快速增加或缩小字号大小了。
密技2：字间距快速微调
扩展上一个密技，可以产生一个新的技巧：在两个字符之间插入一个空格符，然后选中这个空格符，并按Ctrl+Shift+＞（或者＜）键，就可以快速增大或缩小字号大小了。
密技3：图片大小快速微调
在Word中选中图片，图片四周会显示八个节点，拖动这些节点即可调整图片的大小。不过图片大小的调整也是以10像素为单位的，要想进行微调（以1像素为单位），可先按下Alt键不放，再拖动节点拖动即可。
密技4：视图比例快速微调
平时，我们总是通过工具栏中的视图比例下拉框来根据需要调整视图大小，不过它给定的比例是固定的，有10%、25%、50%、75%、100%、150%等。若想等比微调，可试试以下方法：按住Ctrl键不放，然后滚动鼠标中间的滑轮，就可以实现步长为10%的快速缩放了。
由于考虑到有些朋友可能鼠标上没有滑轮，经过“研究”发现下面的方法也可以实现这个目的：在“视图－显示比例”的对话框中直接输入百分比数字，这样就可以达到更细微的调整了，比如105%这样的微调。另外同样在“视图－显示比例”的对话框中点击“百分比”右侧的箭头按钮，可进行步长为1%的微调，并可以即时预览效果。
密技5：页边距快速微调
在用Word排版的时候，一般都是使用鼠标左键拖动工具栏下的滑钮来调整页边距、左右缩进、制表符等，不过这样的拖动操作会有一定的间距，有时调整的位置不尽如人意。一个常用的技巧就是，按Alt键不放再拖动滑钮，将达到微调的目的。不过还有一个大家没有注意到的技巧：就是同时按下鼠标左键和右键进入拖动操作，效果跟按下Alt键是一样的。
密技6：对象位置及大小快速微调
前面讲的对图片位置及大小的微调方法，同样适用与Word中嵌入的其它对象，如Word自绘图形、艺术字、Excel表格、Powerpoint演示文稿、视频剪辑等。这里还有一个小技巧：在用鼠标拖动调整对象（包括图片）的时候，按Shift键不放，可以确保对象做水平或垂直移动，从而不用担心移动的对象“跑偏”了。
密技7：表格绘制快速微调
　　在Word中绘制一个表格后，它的移动和大小调节的方法，与上面所说的对对象的操作差不多，不过在调整表格单元格大小的时候，还有另外的小技巧：将光标移到表格线上，当光标变成上下（或左右）箭头的时候，同时按下鼠标左键和右键并拖动，即可实现单元格大小微调了。注意：必须先放开鼠标左键，然后再放开右键，否则操作无效。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:54 　 回复此发言  
 
5回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
Word篇
竖向选择
聪明的司马光砸缸救人，而没有费时间去找长竹竿捞出伙伴。在Word中似乎所有选择都是横向的，一旦需要删除或修改竖向排列的文字（比如空格、序号等），只能手工一点点操作吗？其实还真有一种竖向操作方式，非常快捷。按住Alt键，同时按住鼠标左键不放，顺势往下拉，会出现文字反选色块，不费吹灰之力就完成了选择。
局部保护
防弹背心之所以没有把全身裹住，是为了轻便和节省材料。把Word文档分发给员工填写资料，关键内容被不慎删除的情况时有发生。别担心，把关键部分保护起来！
选定需要编辑的文本（按住Ctrl键可选中不连续的内容），进入“工具－保护文档”命令，在“编辑限制”的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”。如果允许打开文档的任何人编辑所选部分，则选中“组”框中的“每个人”复选框；如果只允许特定的个人编辑，单击“更多用户”然后输入用户名，用分号分隔，确定。最后按下“是，启动强制保护”按钮，输入密码，确定返回即可。穿上保护衣后，如果你没有获得授权，试图对文档进行编辑操作时，在状态栏会出现“不允许修改，因为次文档已经锁定”的提示。如果是允许编辑的人，单击任务窗格底部的“停止保护”按钮（或进入“工具－取消文档保护”命令），输入正确密码，就可以解除锁定了。
局部分栏
梅花阵，进可攻，退可守，在文档中，为了版面的美观等需要，不妨摆个梅花阵。有人马上想到“格式－中文板式－纵横混排”，不错，但是我们大多数都习惯于横向排列。比如，一页里有部分内容需要分栏，而一部分不分，如何实现？
太简单了！难道“分栏”只对整篇文章起作用？首先把要分栏的段落选中，进入“格式－分栏”，就可以局部分栏了。此外，利用文本框实现文字的随意排列也非常方便，比如Excel左上角的斜线表头应用，以及PPT的文字绕图应用等。
Excel篇
部分文字玩特效
我们认为电脑是万能的，自己的手也是万能的，什么都可以输入电脑，可是遇到平方、下划线等情况，就犯愁了。比如现在输入单位“Kg/m3”，如何把中间的3变成上标？很简单，选中3，点击“格式－单元格”，选中“特殊效果”里的“上标”就完成了。看，删除线、下标以及各种下划线都在这里，以前粗心的自己是否从未注意过？
局部“捉迷藏”
蜥蜴是聪明的，它懂得通过不断变化颜色来保护自己。Excel的应用更具广泛性，无论想把哪里藏起来，都不在话下。
先看看“轻度隐身”。选择要隐身的单元格，进入“格式－单元格”，单击“数字”选项卡，在“分类”框中单击“自定义”，然后在“类型”框中键入三个半角的分号“;;;”，确定。好了，单元格中的内容不会显示在工作表中，但当你单击这个单元格后，编辑栏中会显示其内容。
如何完全隐身呢？在“保护”选项卡中，选中“隐藏”复选框，确定。然后进入“工具－保护”，单击“保护工作表”，选中“保护工作表及锁定的单元格内容”复选框，还可以键如密码，确定即可。要恢复显示，在“工具－保护”子菜单中单击“撤销工作表保护”就OK。还可以把要保护的局部区域的字改为白色，再进行整个工作表的保护。
行列的折叠
降落伞不用时可以收成伞包，那么暂时没用的行列能先收起来吗？
有时侯数据过多，为了把最重要的数据显示在单元格中，可以把行或列隐藏起来。首先任意点击一个单元格，进入“格式－行－隐藏”，这个单元格所在的行就隐藏起来了，隐藏列的方法相似。
还有一种折叠，带有加号，打开后又变成减号，如何实现的呢？选定所要折叠的区域，在“数据”里选“组及分级显示”（或按Alt+Shift+→），可以按行或列分组，也就是折叠。点击“取消组合”或按（Alt+Shift+←）就能恢复原貌。
打印篇
在《越狱》最精彩的“惊险大逃亡”中，迈克尔和哥哥为了争取时间，取得最后的胜利，“淘汰”了少数兄弟。我们阅读纸制文件更容易发现某些不易察觉的错误，所以把电子文档打印出来再反复检查修改十分必要。那么，打印Word文档时是否所有的元素都要打印出来呢？
未必，威力加快打印的速度，可以按草稿的质量输出打印文档，不打印格式及大部分图形。在“打印”对话框的“选项”中选中“草稿输出”即可。
打印PPT的时候，在“打印”对话框的“打印内容”中选择“幻灯片”（保留格式）、“讲义”（可在一页中打印几张幻灯片）、“备注页”（含有批注的幻灯片）、“大纲视图”（按幻灯片分页的文字）等项目，能获得不同的打印内容。比如一个PPT，演讲者自己打印时可以保留批注，而给参加培训的人员发的材料，可以把这些无关信息去掉。打印Excel的时候，局域、工作表还是工作簿都能根据需要选择。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:54 　 回复此发言  
 
6回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
经常进行文字处理的朋友一定不会拒绝Word 2003给我们带来的更高更快更强的体验，有人说“输”能生巧嘛，但一些技巧，只有知道了才能用好。让我们来看看，还有那些实用的技巧没有引起你的注意。
一、快速给文字加下划线
如果在Word文档中，有一段带有空格键的文本，而现在只想给该段文本中的文字加上下划线，并且忽略其中的空格。那么。请选中该段文本，然后按下“Ctrl+Shift+W”键就搞定了。
二、用特殊符号快速绘制分隔线
在用Word编辑文档时，时常会用到一些直线或是虚线作为文档的横向分隔线，常用的绘制方法是插入剪切画中的水平线来实现，但这种方法太繁琐。其实在Word中可以利用一些特殊符号加回车键的办法来快速绘制常用的横向分隔线。连续输入3个以上的“*”，再按回车键，则可以得到一条虚线；换成输入“=”，就可以得到双直线；换成输入“~”，可以得到一条波浪线；那么换成输入“#”的话，就能得到中间加粗的三直线。
三、一天不落输星期
怎样输入编号，大家应该不会陌生，但当我们想制作课程表或是备忘录等需要像输入编号一样依此输入星期的时候，一个一个地输入未免太浪费劳动力了。其实要偷懒也不难：在“格式”的“项目和编号”对话框里，选择“编号”选项卡，然后进入“自定义”找到“编号格式”。这时我们可以看到，Word允许我们输入A、B、C、甲、乙、丙、丁、壹、贰、三等编号样式，那么，试一试在“编号格式”里输入“星期一”会出现什么效果？一次使用，终身受用。当我们再次打开“项目和编号”的编号选项卡时，会发现星期一、星期二、星期三……的编号样式已经被保存了，如果我们还需要使用这个编号的时候，直接调用就可以。
四、浓缩图表汇我世界
想要在Word中展现我们再熟悉不过的鼠标、键盘、摄像头吗？想让将一些生活味道很浓的物品搬上我们的屏幕吗？还是想让形象的警示标志为我们的文文件颜色？试试设置字体为webdings和wingdings，可以马上实现。但要注意，要切换到非中文输入发状态下才能实现。
五、格式刷任我刷
格式刷的使用，朋友们一定不会陌生了，但是默认情况下，点击一下格式刷只能使用一次。想要实现一次选中，任我狂刷吗？双击试试！只要能看到游标旁边的小刷子，想怎么刷，就怎么刷！而且，请“神”容易，送“神”也不难，Ese键帮你送“神到家。”
六、字体大小想变就变
如果能够享受自由，想必谁都不愿受限制。在选中字体的情况下，一次次点击下拉箭头，一次次选择字号，真是不爽。要自由？试试“Ctrl+Shift+＜”和“Ctrl+Shift+＞”吧，它可以突破最小5磅，最大72磅的限制，自由来往于1~1638磅之间。当然直接输入所需的字体大小也行，不过这个就不能很直观地比较究竟多大才合适。
七、快速转换英文字母大小写
在Word 2000以上版本中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换成大写，或由大写转换成小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把游标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shift+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按又变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。
八、隐身文字自由切换
有没有这种体会，在编辑文档中，需要对部分文字进行保密设置或是打印时需要略去部分内容不打。最常见的是在出试卷时，我们当然想要打印出来的只有题目而隐藏答案了。这样试试看：选中需要隐藏的文字，在“格式”菜单中“字体”中，将“隐藏文字”勾选上。看看是不是所选的文字已经隐去了？再将显示/隐藏编辑标记请到工具栏上，这样就可以让文字来去自由切换了。
九、图片快速现原形
当我们进行图片、艺术字等编辑的时候，可能会进行反复的调整。但是，很可能调来整去，最后得到的还不如最初的令我们满意。这个时候，一次次使用“撤销键入”未免太折腾我们的老鼠了。如何快速让图片原形毕露呢？这个时候，只需按住Ctrl键的同时，双击该图片，就一切OK了！
十、组合键快速重输内容
在用Word编辑文稿时，常会遇到刚输入的文字或图画内容接着又重复输入。此时用复制方法当然可行，但不够方便。其实，此时只要再同时按下“Alt+Enter”组合键，那么刚才输入的内容会被自动重新输入一遍。若再按一下“Alt+Enter”组合键，将再次重复输入，非常快捷方便。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:55 　 回复此发言  
 
7回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
Excel的特长是计算，通过它可以很轻松地实现学生的平均分、总分的计算、名次的排序、工作人员工资的统计、计算等等。不过“巧妇难为无米之炊”，在计算之前首先需要输入大量的计算数据，有时还要对输入的数据做一些编辑。如果我们能进一步掌握一些技巧的话，就能够事半功倍，大大提高工作的效率了。
技巧1：快速输入大量含小数点数字
在Excel中，直接输入“00015”，就自动加上小数点，变成“0.0015”，是不是很方便？如果需要输入大量这样的含小数点的数字，这样的方法一定能节约许多时间。不过要达到这样的效果，还要做一些简单的设置。
第一步：启动Excel，执行“工具－选项”命令打开选项对话框。
第二步：单击“编辑”标签，勾选“自动设置小数点”项，在“位数”框中输入需要显示在小数点右面的位数，这个例子是4位，确定后返回。现在就可以直接输入数字，让Excel自动加小数点了。
提示：如果在选项对话框中将位数设置成负数，如设置成“-3”，则输入任意数并回车后，在数字后面会自动加上3个0。
技巧2：快速输入大量相同的数据
当我们需要在不同的单元格中输入大量相同的数据信息时，如果每次都要一个一个地输入单元格，就太浪费时间了，而且还比较容易出错。这时可通过下面的方法快速输入。
方法1：相邻单元格的重复输入
可以先在第一个单元格中输入数据，然后拖动单元格右下角的填充柄选择其他的单元格，就可以快速复制了。
方法2：不相邻单元格的重复输入
按住Ctrl键不放并依此点击选中需要填充数据的所有单元格；放开Ctrl，在最后选中的那个单元格中输入数字；再次按下Ctrl键并按回车键，所有选中的单元格中就会填充上同一数据了。
技巧3：快速删除工作表中的空行
有时我们会遇到这样的现象：当使用Excel处理完数据后，却发现在Excel中包含了大量的无用的空行，如果一行一行删除的话，会很繁琐。这时可试试下面的方法：
第一步：在要删除空行的工作表中插入一个新的列（假设为X列），并通过填充柄快速在X列中顺序填入序数。
第二步：以其他列为依据进行排序，让所有的空行都集中到工作表的底部，全选这些空行（包括X列中对应的行）并删除。
第三步：以X列为依据重新排回原来的顺序，最后再删去X列就可以了。
技巧4：快速移动或复制单元格
当我们需要将多个单元格的内容移动或者复制到其他区域的时候，如果采用“复制/粘贴”的方法，就显得比较繁琐了。使用下面的方法就会简单很多：
第一步：先选顶这些单元格，然后光标指针移动单元格边框上，光标将变成十字箭头状，此时拖动鼠标就可以将选中的单元格快速移到其他地方了。
第二步：如果在拖动的同时按下Ctrl键不放，就可以完成快速复制的目的。
技巧5：快速清除单元格的内容
在Excel里选定包含有错误数据或公式的单元格并按Delete键删除时，删除的只是单元格里的内容，而它的格式和批注等信息仍然保留着，这给以后的数据输入留下了不少的隐患。可通过下面的方法解决这一问题：
选中想要清除数据库的单元格（或单元格范围），接着单击菜单“编辑－清除－全部”命令就可以了。
提示：如果仅仅是清楚数据，可先选定单元格区域，再用鼠标右键向上或向左（反向）拖动填充柄，放开鼠标键时那些变灰的单元格中的数据就清楚了。
技巧6：连续在同一单元格输入不同数据
你是否遇到过这样的情况：有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用这个单元格的其他单元格的效果，但在每次输入一个值后按回车键，活动单元格总是自动移到下一个单元格，这给下一步操作带来了不便。
第一步：点选要连续输入数据的单元格，然后按住Ctrl键不放并再次单击这个单元格，这时这个单元格周围会出现实线。
第二步：现在就可以持续在这个单元格中进行操作了。点击其他任意单元格，即可取消这一设定。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:55 　 回复此发言  
 
8回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
《决战Office之巅》是我从书上抄来的，这篇文章的确够长的，打这么多字也够辛苦的，下面是我发现的一个问题：
《决战Office之巅(上)Word高级应用技巧》中介绍了自动插入图片题注，但问题是插入图片和题注后，没法让题注和图片一起移动。而且将图片设为“紧密”型后，题注的位置更是没办法移动到想移动的位置。而将题注或是题注和图片一起放在文本框里，又没办法用“全选－更新域”的办法来进行更新，因为“全选”不能选取文本框的内容。
解决方法：
题注和图片是可以一起移动的。方法是将图片插入（必须是默认的“嵌入”方式）文档之后，在图片下方插入一个空行，然后按照《决战Office之巅》一文介绍的插入图片编号。此后如果想让图片向下移动，只要在图片上方插入文字就可以把图片向下“挤”了。当然，如果想让图片向上移动，可以将图片上方的文字剪切到其他地方，然后把多余的空行删除图片就可以向上移动了。此时题注可以在行内居中、右对齐和左对齐等。
至于图片设为“紧密型”以后，文档中的文字要环绕图片排列，因此确实没有办法移动题注位置，这是由文字与图片位置关系决定的。如果你想将图片设为“紧密”之后任意移动它，建议采取在图片上设置编号的方法，它的缺点是编号修改起来比较困难。
将题注和图片一起放入文本框是解决上述问题的一个方法，它可以实现文本环绕文本框的排版效果，但确实不能使用“全选－更新域”的方法进行更新题注（图片编号）。如果你对某个编号进行了更新（增加或删除了编号），只好逐个右击该题注之后的各个题注，选择快捷菜单中的“更新域”即可。尽管这种方法比较笨拙，但是仍然比手工逐个修改题注（图片编号）要快捷，更主要的是不会出错。
当然，使用MathType 5.1也可以用于图片编号，它比Word内置的题注功能更加强大，当然使用起来也要复杂一些，这里就不再介绍了。
问题似乎解决了，但这并不是完美的解决办法，后来被这位发现问题的读者自己解决了：
在Word中给图片或表格插入题注后，题注无法和图片或表格一起移动，将图片或表格与题注一起放入文本框后虽然能够一起移动了，但没有办法用“全选－更新域”来进行更新，这在有的情况下给排版带来很多麻烦。虽然《决战Office之巅》的作者给出了回答，但都不是直接的解决办法，又会带来一些新的麻烦。不过这个问题在一个偶然的机会里被我（这里指的是那位读者，并非是笔者本人，当然这并不重要）解决了。
第一步：在插入题注后将图片或表格和题注一起选中，然后执行菜单命令“插入－文本框－横排”，将图片或表格和题注一起放入文本框中。
第二步：再选中文本框，执行菜单命令“格式－文本框”，在“文本框”选项下点击“转换为图文框”，这时会出现一个对话框，说会丢失一些图形对象格式，但在多次实验后好像丢失的只是一些排版格式，转换完成后重新设置一下就行了，所以直接点“确定”，这样就将文本框转换成了图文框了。
第三步：后面的排版过程中想怎么移动图片就怎么移，移动完毕后用“全选－更新域”就能得到正确的编号顺序了。
提示：同样可以先插入文本框，再放入图片和图注，然后把文本框转成图文框。不过要注意，绘制的文本框不能在“绘图画布”中，否则“转换为图文框”按钮将变成灰色不可选状态，此时可将文本框移出“绘图画布”就可以了。
前后两个解决方法已经列出来，之所以独立出来，为的是方便大家对比一下，有什么问题可以给我留言。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:57 　 回复此发言  
 
9回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
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作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 13:58 　 回复此发言  
 
11回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
步骤3、设置其余各题
本例中共有10道题，有了前面的第一题为基础，后面的就简单了，我们将采用复制的方法。
第一步：组合窗体域。单击选取“绘图”工具栏中的“选择对象”工具（右击工具栏，选择“绘图”打开“绘图”工具栏），此时，鼠标指针变形为箭头，用该工具画一个方框，将第一题相关的6个窗体域圈起来，它们就能全部选中了，保持这一状态，右击，从弹出的快捷菜单中选择“组合－组合”。
第二步：复制。要设置后面的题目，只要将这一个组合后的6个窗体域复制到后面就行了。
第三步：规划各题的位置。用表格的行高、列宽规划各题的位置，使其分布合理、美观，是最好不过的选择。第一题的规划你们可以在群共享中的例子中对照，第二题中，各选择答案群都比较长，可以考虑将4个宣告项按钮竖直摆放。以后各题的外观就如同这两题了，将其复制下去即可。为使整个界面比较美观，建议每一题的题干、各答案群占用的高度相同，每两题之间的间隔相同且高度小于题干或答案群的高度。但一定要注意修改“选项按钮”窗体的链接关系，如第二题中的“选泽按钮”窗体域应链接到IV7单元格。第十题的“选择按钮”应链接到IV49。
其余的第二、三……九题选择按钮链接到的单元格分别是：IV13、IV17、IV21、IV25、IV31、IV37、IV43。
步骤4、设置测试结果
第一步：插入窗体域。如步骤2第五步那样，在第十题的下面插入两个选项按钮和一个分组框，将选项按钮链接到IV53单元格。把这两个选项按钮和这一个分组框组合起来。
第二步：设置超级链接。右击前一步组合后的窗体域，从弹出的快捷菜单中选择“超级链接”。在对话框中的“链接到”下选择“本文档中的位置”，再在“或在这篇文档中选择位置”下选择“测试结果”工作表。默认地，“请键入单元格引用”下将自动填入A1，可不修改它。单击“确定”返回Excel编辑区。
经过以上超级链接设置后，只要单击组合后的窗体域，就能自动跳转到名为“测试结果”的工作表，以查看得分情况及对应的评论信息。
步骤5、工作表的设置
这一步中，我们将移师到“测试结果”工作表中战斗，除特殊说明外，所有的操作都是在“测试题目”工作表中进行的。但击Excel工作簿下面的工作表标签，可在各工作表间跳转。
第一步：统计分数。在“测试结果”工作表的I4单元格中输入函数“＝测试题目!IV3”（不含引号，下同），这个喊数的作用将“测试题目”工作表的IV3单元格中的值读取出来，填入到“测试结果”工作表的I4单元格。也就是说，I4单元格将显示第一题的得分。
第二步：“测试结果”工作表的I8单元格中输入函数“＝测试题目!IV7”……依此类推。最后，在“测试结果”工作表的I52单元格中输入公式“=I4+I8+I14+I18+I22+I26+I32+I38+I44+I50”（注意数字前的“I”是英文，不是数字，下同），这个函数的作用是统计总得分。
在前面的叙述中，我们反复地用到了形如I50等样式的字符串，这就是对单元格的引用。比如I50就表示第I列、第50行处的单元格，像这种直接用列标很行标表示的引用叫相对引用。如果在行标或列标前加上$符号，就是绝对引用，对I50而言，绝对引用应表达为$I$50。不难理解，I$50或$I50就是混合引用。
可对当前工作表中的单元格进行引用，也可对同一工作簿不同工作表的单元格进行引用，还可对不同工作簿的单元格进行引用。
在本文中，要用到的有前两种形式。要对同一工作簿不同工作表的单元格进行引用，必须在单元格的前面加上工作表的名称，工作表名称和单元格之间用！连接，如前面提到的“测试题目!IV７”。因为我们是在“测试结果”工作表中调用另一工作表（即“测试题目”工作表）的IV７单元格而不是当前工作表中的单元格，也就必须写成“测试题目!IV７”的形式了。
第三步：输入评语。这些都是输入在“测试结果”工作表的B4~D7区域的。
第四步：设置评语及得分。合并B2~G2单元格，在合并后的单元格（标识为B2），输入以下函数。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 15:09 　 回复此发言  
 
12回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
=IF(AND(测试结果!I52>=10,测试结果!I52<=16,测试题目!IV53=1),B4&测试结果!I52&C4&D4,"")&IF(AND(测试结果!I52>=17,测试结果!I52<=24,测试题目!IV53=1),B5&测试结果!I52&C5&D5,"")&IF(AND(测试结果!I52>=25,测试结果!I52<=34,测试题目!IV53=1),B6&测试结果!I52&C6&D6,"")&IF(AND(测试结果!I52>=35,测试结果!I52<=40,测试题目!IV53=1),B7&测试结果!I52&C7&D7,"")&IF(测试题目!IV53=2,"现在不测试,以后再说吧!","")
可以到http://work.newhua.com/cfan/200610/hs.txt下载次函数。
这个函数有点复杂，为方便大家理解，我们用单下划线和双下划线间隔地将其分成了5段。第一段即“=IF(AND(测试结果!I52>=10,测试结果!I52<=16,测试题目!IV53=1),B4&测试结果!I52&C4&D4,"")”的含义如下：如果同时（由AND决定）满足三个条件，即得分大于等于10，得分小于等于16，“测试题目”工作表的IV53单元格值等于1。就将“B4&测试结果!I52&C4&D4”显示在B2中。“B4&测试结果!I52&C4&D4”的含义是将这几个单元格的内容合并起来：“测试结果”工作表的B4单元格、“测试结果”工作表的I52单元格（也就是总得分）、“测试结果”工作表的C4单元格、“测试结果”工作表的D4单元格。理解这一段，其余4段的含义就能理解了。
5段综合起来的含义也不难理解：先判断是否满足第1段中的条件，如果满足则填入第1段所蛇定的值，否则向后判断是否满足第2段的条件……如果前4段中的条件都不满足，就判断是否满足第5段，如果满足则在B2中填入“现在不测试，以后再说吧！”。
为便于大家理解，我们还可以将这个函数修改为以下的嵌套形式：=IF(AND(I52>=10,I52<=16, 测试题目!IV53=1),B4& I52&C4&D4,IF(AND(I52>=17,I52<=24, 测试题目!IV53=1), B5& I52&C5&D5,IF(AND(I52>=25,I52<=34,测试题目!IV53=1),B6& I52&C6&D6,IF(AND(I52>=35,I52<40, 测试题目!IV53=1),B7& I52&C7&D7,IF测试题目!IV53=2,”现在不测试,以后再说吧!","")))))
这个嵌套看似复杂，但只要掌握了以下的嵌套技巧，完成起来很简单了。
首先，“=IF(AND(I52>=10,I52<=16, 测试题目!IV53=1),B4&I52&C4&D4,””)”函数能理解吧。如果满足其中的三大条件，则B2的值是“B4&I52&C4&D4”，否则为空。
“IF(AND(I52>=17,I52<=24, 测试题目!IV53=1), B5&I52&C5&D5,””)”函数用上面的方法也自行理解。由于是先判断上面那个函数所设置的条件，再判断下面的。为此，可将下面的函数整个嵌套到上面的“否”中去，也就是用下面的函数去替换上面函数中的””中。于是函数变形为下面的形式：=IF(AND(I52>=10,I52<=16,测试题目!IV53=1),B4&I52&C4&D4,IF(AND(I52>=17,I52<=24,测试题目!IV53=1),B5&I52&C5&D5,””))……
第五步：设置返回链接。在工作表的F8单元格中输入“我要返回”，再创建一个指向工作表“测试题目”的超级链接即可。
步骤6、界面集成
在前面的设置过程中，为方便定位或选取单元格，我们显示出了Excel的网格，只隐藏了部分行或列。实际上，该工作表使用时，有些单元格或行、列等是不能展示给参与测试者的，这样可屏蔽用户的一些错误操作。另外，设置时，我们还要通过“保护工作表”来屏蔽用户的工作表的破坏。如果用Excel设计真正的考试系统，这些辅助设施更是必不可少。
第一步：隐藏网格线。在工作表左上角的行、列交界处单击以选中当前工作表的所有单元格，右击，选择“设置单元格格式”，在弹出的窗口中选择“边框”选项卡。将“颜色”设置为“白色”，再在“边框”下选择除斜线外的所有按钮，然后单击“确定”，整个工作表界面就变得与Word类似了，没有网格线干扰我们的视线了。注意，两工作表都要进行同样的设置。
第二步：锁定、隐藏部分单元格。默认地，所有的单元格都处于“锁定”、“非隐藏”状态。如果将工作表置于保护状态，用户是不能在处于锁定状态的单元格中输入内容的，也不能观察到处于隐藏状态的单元格中的公式、函数等。但全部锁定后，用户就只有看的份，不能写单元格也就不能做题了，为此，还得解除部分单元格的锁定。
  
 
作者： 紫侠狼
  
2006-12-25 15:09 　 回复此发言  
 
13回复：决战Office之巅 Office实用技巧
 
本例中，要解除锁定的单元格有以下这些：工作表“测试题目”中的IV3、IV7……IV49、IV53，由于它们都在同一列中，可将该列的单元格全部解除锁定。选中该列，右击，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，再切换到“保护”选项卡下，清楚“锁定”前的钩即可。
在工作表“测试结果”中，要解除锁定的有I4、I8、I14、I18、I22、I26、I32、I38、I44、I50、B2。
最后，隐藏凡是包含了公式或函数的所有单元格，为简单起见，可隐藏两工作表的所有单元格。像前面一样选中所有单元格，右击，选择“设置单元格格式”，再在“保护”选项卡下勾选“隐藏”即可。
第三步：隐藏部分行或列。有些行或列显示出来不美观，况且有的行或列是不能给用户看的。本例中，要隐藏的行、列有：“测试题目”
类别：Office应用 |
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