去年的远程和混合办公模式重塑了销售团队与现有和潜在客户间互动的方式。虽然数字化办公模式和虚拟会议让他们在疫情期间保持沟通顺畅的销售过程,但缺少面对面接触、数字化互动逐渐成为常态也意味着客户的期望已与以往截然不同。

 

Adobe 早前委托 Forrester Consulting 进行调研,探讨亚太地区团队如何利用数字文档推动业务成功。报告有三点发现:第一,亚太地区销售团队正推动数字化文档处理流程,但对纸质文件的依赖程度仍然很高;其次,数字化文档处理流程,以及将传统线下销售渠道转为线上将有助提升客户体验;第三,采用数字化文档流程的企业拥有更短的销售周期和更理想的收益。

 

显而易见,传统的线下互动模式已不复存在,取而代之的是线下与数字化互动相结合的混合销售模式,简单来说,就是将销售过程中的线下客户关系的建立与数字化转型所带来的工作效率提升相融合。因此,企业应重新调整其数字化战略,帮助员工维持生产力和高效协作,从而提升营运效益。其中,销售专业人员也需要提升数字互动的能力,并利用扎实的技术基础保障竞争优势。

 

将传统线下的销售渠道转化至线上渠道,也可让销售人员专注在客户关系,减少重复性的工作。数字文档在这些领域发挥着关键作用,不仅有助提高销售团队的效率、减少用于重复性工作的时间,还可以帮助企业在混合工作环境下加速销售周期,从而提高利润。

 

减少传统的纸质操作流程

疫情下缺少面对面接触,团队无法像在现实工作环境中那样协同办公,均揭示了过往工作模式的不足。其中,社交距离的相关规定和远程办公尤其突显企业对纸质文件的过度依赖。

 

在疫情之前,大部分销售周期均需要通过线下渠道以纸质文件的形式进行,例如打印和提交建议书,在纸质文件上签字并扫描为电子文档。然而,这种严重依赖纸质文件的流程不但效率低,更降低销售团队的生产力。

 

Forrester调研报告显示,亚太地区约三分之二 (64%) 的销售专业人员表示他们仍需要将客户或产品信息手动输入至文档中,导致效率低下。纸质流程不仅会延长销售周期, 58%的受访者还因为失误而不得不反复修改文件,不仅降低生产力,更延迟确认收款,近一半 (47%)的亚太地区销售决策者曾历签名延误,以及在获取签名时的排序遇到阻碍。

 

数字化文档流程

从业务角度看,端到端的数字化流程可帮助员工轻松协作,确保文档的高安全性,并提高整体生产力。更重要的是,它可简化企业的行政工作,更切合客户的需求。文档工作流程和工序中存在大量的业务沟通和互动,因此也有很大的提升效率的空间。

 

数字文档还可以降低安全与私隐风险。这项研究中还显示,40% 的亚太地区受访者难以保证纸质文档的安全性和私密性。数字文档解决方案则可让销售团队加密、设置密码保护并与仅需要签名的人共享文档。

 

展望未来,亚太地区企业必须加快从纸质文档转型至数字文档的步伐,将重心从交易转为以客户体验旅程为中心的思维模式,从而推动企业创新和盈利能力。未来,企业运营的关键将会是高效的数字化流程与线下客户关系维护相结合的全渠道销售策略。

 

此外,投资数字文档流程也将为企业带来即时且长远的竞争优势,除了保持业务弹性,协助人员在全新的混合工作模式下办公,也能让企业增强竞争力、敏捷度和生产力。