对于员工数量动辄成千上万的大企业来说,员工报销内审的难度可想而知。好在RPA技术的成熟和广泛应用,为这一难题提供了新的解决思路。

 

联想集团就是先行者之一,作为全球领先的科技公司,联想集团率先提出智能化变革战略,成功构建RPA内审机器人,并结合OCR、智能自助对话机器人等智能技术实现了内审环节中对电子发票的自动化下载、校验、标记等工作,并自动出具内审报告。其中,RPA机器人可实现自动巡检和自动报单,最大限度降低系统异常对业务的影响,为员工报销内审做“减法”。

 

 

抽丝剥茧,直面审计难题

当前,审计工作亟待RPA实现流程自动化。原因何在?具体来看,伴随全球数字化转型的趋势,许多公司选择采用SaaS模式来提高办公效率,同时节省在购买、构建和维护基础设施上的成本消耗。

 

然而,企业用户在这种模式下通常无法直接获取服务商的API接口,连接其数据库获取基础数据,由此所导致如内审等需要使用基础数据来完成的工作反而在便捷性上产生制约。作为全球领先的科技企业,联想集团使用Workday作为员工费用报销平台。在对员工的费用报销进行内审环节却因无法连接服务商数据库,导致审计人员需要手工登录Workday来完成费用报告及电子发票的下载,随后进行一致性检查,最终出具内审报告。

 

总结下来,以下几大难点待解决:

 

大量费用报告及电子发票需要手工下载,操作乏味且重复性极高,对审计人员的时间和精力消耗极大;

 

长时间人工操作导致员工疲劳,容易引起操作失误,影响内审报告的数据准确性;


手动操作导致内审周期过长,使企业面临潜在财务风险。

 

面对上述内审工作的一系列痛点,联想基于内部讨论及与业内的交流,决定通过RPA技术来解决这些痛点。

 

合理部署,实现内审智能化、自动化

联想集团的RPA部署过程十分顺畅,在50天内就完成了报销审计机器人的开发和部署。部署后,联想集团员工费用报销内审机器人自动完成费用报告、发票下载,校验等工作。

 

那么具体实施后的效果如何呢?主要从两点来看:

 

经济收益看得见

联想集团全球内审部门会不定期随机抽查N个员工N年的费用报销情况,平均涉及N张费用报告和若干张发票。在传统的人工内审模式中,公司需要3名员工每个月花费至少5天时间完成费用报告和发票的手工下载及校验。而在实施RPA后,机器人只需要5个小时便可完成同样的工作量,每年节省人力成本约1500小时。

 


工作流程更优

同时,内审报告在机器人协助下,可较以往进度提前4天出具,提速87%,同时做到极低的错误率,确保内审报告数据准确性,为公司通过内审提前规避财务风险,减少潜在的财务损失发挥了巨大作用。

 

而且,联想集团员工费用报销内审机器人在日常运行中还可以发挥自动巡检功能,一旦出现错误就会报错给开发者或运维人员提供预警。这样,相关人员可快速且有针对性的处理,效率非常高。

 

综合来看,员工费用报销内审机器人已经成为联想集团内部的一名得力数字员工,它能够自动登录Workday、导航、输入查询条件、页面跳转、下载费用报告等关键环节发挥效用,最终助力费用在线内审任务的高效完成,而且流程顺畅,极大减少人工参与。

 

智能化探索,联想的经验分享

在此案例中,联想集团构建智能内审的经验值得借鉴。除了RPA机器人,联想还将自主研发的OCR技术应用于费用报销内审环节。借助OCR识别电子发票上诸如发票号、服务名称、日期等关键信息实现自动识别,并结合费用报告进行匹配验证,匹配成功与否,都会相应的标记,并将对应的费用报告单号和发票号记录下来,进行人工确认。

 

另外,RPA与对话机器人IT Robbie结合是当下热门的应用模式。联想本身拥有IT Robbie助小咖智能自助对话机器人为员工提供IT自助服务。在此基础上,团队将RPA与IT Robbie技术打通,从而方便业务员工高效使用RPA机器人。

 

当然,部署的业务不同,RPA的具体实施也不相同。但是整体的部署思路还是有共通之处。联想集团全球IT运营总监邱雯表示,“得益于RPA和AIOps技术的结合,联想集团员工费用报销审计流程有了一个超前的解决方案,不仅解决了报销审计上的痛点,而且RPA和自研的AIOps产品的联动,让用户体验更佳,效率更高,实现了1+1远大于2的联动效应。希望更多企业能从我们的部署经验中获益,将数字化转型真正落实到实际业务中去。”