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程序员“趣事”一箩筐 | 为了省下印刷费,老板把产品说明书缩成了4页纸

2015/11/27
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所有产品,说明书是必须要有的,但是说明书到底应该由谁来写商讨不定。正规的公司当然有专业文员,毕竟专业的文员在文字措辞、排版方面比较专业。但是在规模不大的公司,说明书一般是由项目管理者撰写,而项目管理者一般都是领导,领导一般懒得浪费精力来做这些所谓的“小事情”,所以很多情况下说明书是由工程师来完成的。

往往当一款产品研发快结束了,领导才想起还没有说明书,由于产品已经投产,预计上市时间就剩下一个月了,公司绝对不会因为产品说明书这种小事推迟产品上市。

我也碰上这么一件,领导突然找到我:“骆驼,说明书你来写吧,有问题与郭经理(项目负责人)商量。”

虽然我的文笔不是太好,但是写一本说明书应该问题不大,我一看里产品上市还有一个月,三周写一本说明书应该没问题,于是我欣然接受了这项不艰巨的任务。

说明书的风格无非有两种,一种就是繁,一种就是简。于是我开始想应该选择哪种风格?根据我的经验,这种事情不应该提前请示领导。因为一般人在看到具体的说明书前后看法是不一致的。比如,领导这时候告诉你要“简明扼要”,等你写完他觉得太简单了,不符合用户需求,还得从新再来。有一种办法叫做“投石问路”。最好的方法就是先写完一个文本,交给领导。然后领导提出具体意见再修改,这样才会有的放矢,事半功倍!

我找到以前一个类似的产品说明书做参考。在原来的基础上花了三天时间做修改,然后交给了郭经理。郭经理给出了诚恳的意见:“骆驼,这个说明书的对象是施工人员,都是工人,文化水平不高,所以说明书过于简单,很多细节没有写清楚,他们看了这本说明书也不会使用产品。你应该针对每个参数、每个接口、每个菜单再详细阐述一下。咱们产品的价格也好几千,说明书那么薄太不相称。”

我一想,也对,买一个国外仪器,说明书 200 多页。也许很少有人读,但是包括了产品的功能、使用方法、维护、保养、故障解决、安全警示。

 

于是我找了一本国外的产品说明书做参考,对比我写的这个说明书,6 页 A4 纸,很是单薄。拿着参考说明我研究了一个小时,确实脑洞大开,每天开始认真地码字,一周之内我们的说明书已经 60 多页了,我自认为已经符合我手里这本参考说明书的所以特征。内容包括产品特点、参照标准、名词解释、使用方法、维护方法、故障解决、安全警示等等,可谓图文并茂,我自认为内容非常完整了。


文件提交后,郭经理对我一周来的工作很认可,仔细的审阅修改。一天后回传给了,郭经理修改了几个具体的参数,并且重新排了一下版,郭经理告诉可以发给老板了。


让我意外的是,老板很快给出了截然相反的意见:“骆驼,我们说"说明书",只是所谓的"书",但不是"书"。 说明书的对象是施工人员,都是工人,文化水平不高,所以不能那么复杂,一套仪器也就几千块钱,你写这么厚,利润全部印说明书了。”

我听完都傻了,忙解释:“我是这么认为的,正因为施工人员都是工人,文化素质不高,所以说明书才必须详尽。用户才会安全、高效地使用我们的产品。60 页显得厚实,才能与我们的产品相称。”这是郭经理告诉我的,我还不能给老板这么说。

“骆驼,你那密密麻麻全是废话,谁有心思看。这伙人最好就几张图能保证他们使用就行了。我们的说明书是要印刷的。你那一本得 10 元,一千本就是 1 万。白花花的钱!” 老板要急了。

我承认领导说的都是金玉良言,但是要使用几张图能保证用户使用产品确实不容易,为了节省印刷费用只好尽量简化了。

“您的意思是?”

“删! 尽可能简单,工人看两页纸都烦,你就缩减到四页纸,我们做一个对开,把装订费都省了。”

 

老板意见无论对错都必须执行,但是要把 60 页缩减到四页确实有点难。我只好将最早就提交郭总的 6 页说明书字体缩小一下,重新布局排版提交给了老板,老板简单修改后交付印刷了。

将近十天的时间就算浪费了,早知如今,何必当初,我都有些后悔。

产品上市以后,样品陆续交给用户先期测试使用。这时候问题就来了,很多用户打来电话咨询产品接线、安装、使用方法等。郭经理作为项目负责人,自然要去解决这些问题。那段时间电话特别多,郭经理每天要接二十几个电话,有的电话超过半个小时。郭经理连喝水的空隙都没有。

“不好意思,说明书太简单,字那么小,哪看得明白?只好打电话了。”用户也很无奈。

郭经理有点撑不住了,因为产品上市时间太短,售后人员还不太熟悉这种产品,电话当然不能转给售后。两天过后,由于说话过多,郭经理嗓子不好使了,这种电话就转给我了。

一天下来我连喝水时间都没有了,为了接待户手上的工作都停止了。几天下来我已经接近崩溃,有没有一劳永逸的解决办法?四页的内容,确实能包括的内容有限,这也完全是用户水平的问题。我将原来 60 多页的说明书改了名称 ----《工程参考手册》。第二天,只要有用户打过电话,我都要求对方加我的 QQ,然后将该文件发给用户,用户收到以后也就基本不再给我打电话了。因为文件太大,QQ 发送也比较慢,我将该文件上传到网盘。只要用户打电话我就告诉他们到网盘上下载《工程参考手册》,这样我轻松多了,一周后也就没人给我打电话了。

事情也就算告一段落,一本说明书怎样做才算合适?我已经搞不清楚了,但是印刷费确实主导了整个事件。

看完骆驼的这段讲述,是否勾起你心中的某段回忆,如果你也有类似的奋斗史想与大众分享,欢迎投稿到:yunyun#eefocus.com(请将#替换为@)。如果你觉得投稿太正式,也可以发布到博客频道,我们将择优推送到首页。

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系列汇总:

之十八:老板,我是程序员不是“组装工”

摘要:梁程本来是程序设计的,负责公司的好几个项目,但是老板却一直让他亲自烧写程序,而且不见有让生产帮忙的迹象 ...

之十七:让软件工程师去修复硬件问题,咋下手?

摘要:软件工程师和硬件工程师的职责分明,相互合作才能做出好的产品,但是如果硬件出问题了非要软件工程师解决会出现什么结果?

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摘要:合作多年的公司忽然告诉我们要停止供货,原因是竞争对手开发了一款价格低廉而性能一样的产品,于是老板决定要我们开发一款同样的产品来和竞争对手竞争,等产品开发出来以后不料客户又有了升级版,我们继续死磕吗?

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摘要:朋友想要按照市场比较成熟的产品设计一款类似的产品,随后紧锣密鼓开始设计硬件和软件,完成以后发现在细节上有很多缺失,这引起了我对产品细节的考虑 ...

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早年从事软件测试工作,2002年从事C语言教学。同年设计了视音频切换器,用于硬盘播出机。次年开始从事热电偶检测装置的设计。2010年从事现代农业管理机的设计。2012年从事电力行业的FTU设计与研发,成功编写了FTU软件。2013参与了塔吊安全监控设备开发。10多年来对C语言情有独钟。略懂verilog。